1.Prepara el trabajo de mañana hoy mismo
Os invito a que reservéis 30 minutos al final de cada día.
Empieza determinando tus compromisos con los nuevos temas para tomar conciencia de todas las tareas y eventos que están por venir. Una vez lo hayas hecho, ya estás en disposición de crear un buen plan de trabajo a prueba de tareas que derivan en urgencias por falta de reflexión. Así pues, elige las tareas que desees complementar y ordénalas a fin de comprender que será lo primero y lo último que harás mañana.
Mi consejo es que elijas 3 tareas aproximadamente, si elegimos demasiadas será fácil no cumplirlo y nos frustraremos. Escoge aquellas tareas que debes hacer SI o SI.
Mi tip personal: me envío un mail a mí misma y vuelvo a leerlo por la mañana.
2.Crea una barrera contra interrupciones y distracciones
La diferencia entre interrupción y distracción es sencilla. Las dos se definen como estímulos que apartan tu atención de lo que estás haciendo. Ahora bien, las interrupciones proceden del exterior, mientras, que las distracciones tienen su origen en ti. Un ejemplo es una llamada telefónica o un compañero de trabajo que te pide un documento. Un ejemplo de distracción es dejar de hacer tu trabajo para mirar que hay de nuevo en las redes sociales.
Dejarse llevar por una interrupción o distracción es más grave de lo que aparenta. Si tienes en cuenta que por cada interrupción necesitas 30 minutos para recobrar la atención, a poco que te despistes ya estás derrochando un enorme cantidad de tiempo. Lo peor es que el resultado de tu trabajo también será de peor calidad en la medida que no le estás prestando el 100% de atención.
Así que ponte manos a la obra y escribe en un papel tus interrupciones y distracciones para tomar conciencia. Comienza reflexionando para evitarlas.
Mi tip personal: Pongo el teléfono en modo avión y lo consulto cada 1,30h .El mundo no se acaba sin que te enteres, te lo aseguro. Con mis distracciones, hago lo mismo, cada 1,30h apunto las ideas o cosas nuevas que he pensado que tengo que hacer en mi agenda o consulto las redes sociales.
3.Aprende a gestionar urgencias
Estamos continuamente apagando fuegos por falta de distinguir entre importante y urgente, piénsalo bien antes de actuar.
Ten en cuenta los siguientes puntos:
- ¿ Puedes terminar lo que estás haciendo antes de ocuparte de la urgencia?
- ¿Cuánto margen de maniobra tienes?
- ¿Puedes delegar el imprevisto en otra persona?
Mi tip personal: si son mails urgentes, no es tan de vida o muerte. Poner plazos por escrito a tus partners, proveedores o clientes para no tener tantos imprevistos.
4.Pasa de la reactividad a la proactividad
Construir un cortafuegos hará que adoptes una posición proactiva en lugar de una reactiva. Una persona reactiva es una persona que atiende el trabajo a medida que surge, es decir, se deja llevar por las interrupciones y distracciones. Consecuentemente, dedica poco tiempo a completar aquellas tareas necesarias para llevar adelante sus proyectos, razón por la cual no consigue los resultados.
La persona proactiva toma iniciativa a la hora de responder a estímulos externos e internos, respondiendo a ello de acuerdo con su plan de trabajo. Siempre ha de primar el sentido común.
Mi tip personal: Tengo siempre presente el valor de la flexibilidad para decidir en todo momento y cambiar el plan. Tampoco pasa nada y no es fácil siempre estar atento, proactivo y sin interrupciones.
5.Olvídate de la multitarea
La multitarea es un concepto más propio de la tecnología, en concreto de la informática. El concepto define como realizar simultáneamente más de una acción. Pero se trata de una actividad inalcanzable para las personas. Según el investigador David Mayer, el cerebro humano sólo puede hacer dos cosas a la vez cuando una de ellas ha sido automatizada. Por ejemplo, puedes escribir un artículo y escuchar música a la vez, pero no podrás crear un mapa mental de trabajo en el ordenador y responder mails , pues lo que estás haciendo es saltar de una tarea a otra. Las consecuencias son obtener peores resultados, debido a los errores cometidos y perder más tiempo.
Según un estudio Británico de Psiquiatria se demostró que consultar el correo electrónico mientras se lleva a cabo otra tarea disminuye el coeficiente intelectual en 10 puntos.
Mi tip personal: cuando me doy cuenta que hago dos cosas a la vez , hablar por teléfono y escribir un mail o saltar de una tarea a otra sin acabarla me obligo a RESPIRAR 1 MINUTO CON IRELAX. Vuelvo a estar tranquila y ser consciente que es mejor para el rendimiento actuar de tarea en tarea.
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